Document Management System

DMS ermöglicht die nachfolgende Archivierung von Daten, ihre maximale Verfügbarkeit und die Definition einzelner Rechte zu den Dokumenten nur an berechtigte Personen. Das alles findet unter Beibehaltung des hohen Sicherheitsstandards statt. Eine bedeutende Funktion ist der Umlauf von Dokumenten in elektronischer Form – Workflow, typischerweise zum Absegnen angenommener Rechnungen, Verträge u.Ä.

Mit der Einführung einer DMS-Lösung, insbesondere, wenn sie mit ERP, Datenboxen und weiteren Schlüsselapplikationen des Betriebs integriert ist, kommt es zu einer deutlichen Verringerung der Arbeit mit Originalen oder Kopien von Dokumenten in Papierform – der Benutzer arbeitet zu jedem Zeitpunkt mit einem Dokument in elektronischer Form. Das Erhöht deutlich die Effektivität der Arbeit und verringert die Kosten von Bürozubehör und spart Räumlichkeiten ein.DMS schafft ebenfalls Raum zur Informationsteilung, stellt Instrumente zur besseren Auffindbarkeit von Events und Dokumenten zur Verfügung und macht somit alle Prozesse transparenter.

Mögliche Ausnutzung

• Firmeneigenes Intranetportal
• Bessere Dokumentsteuerung und -verwaltung
• Steuerung von Ingenieursdaten

Microsoft SharePoint

Sie nutzt eine dreilagige Client-Server-Architektur, wo der Client der Internetbrowser ist, der Applikationsserver ist der IIS-Dienst auf einem Windows-Server und die Datenbank ist ein MS SQL Server.

Integration mit den übrigen Applikationen

Ein wichtiger Faktor ist die Verwendung einer flexiblen offenen Lösung , mit deren Hilfe das System einfach auf die Verwaltung und Steuerung aller firmeninterner digitaler Dokumente eingestellt wird. Die direkte Integration mit Microsoft-Applikationen ist selbstverständlich, und das sowohl auf Seiten des Clients (MS Office) als auch auf Seiten der Server. Darüber hinaus ist es, insbesondere dank .NET Technologien, möglich viele andere Applikationen, wie z.B. CAD Systeme zu integrieren.

Technologie

MS SharePoint ist eine universelle Technologie, die Organisationen zur Erhöhung der Effektivität von Geschäftsprozessen und zur Verbesserung der Teamproduktivität dank einfachem Zugang zu Informationen und ebenso dank der Möglichkeit, unabhängig von Organisations- oder geographischen Grenzen in Verbindung zu bleiben, nutzen können.

Allgemeiner Überblick grundlegender Eigenschaften

• Portal- (Intranet-) Lösung
• Ermöglicht es Informationsinhalte komplex zu verwalten
• Gesteuerte Erstellung und Teilung von Dokumenten und Informationen sowie deren Archivierung
• Änderungsbenachrichtigungen durch das System
• Eingebautes Workflow (Steuerung des Umlaufs, Absegnung von Dokumenten)
• Zentren für Meetings zur effektiveren Teilung von Daten aus Arbeitsbesprechungen
• Interaktive Webformulare, die das Sammeln von Daten erleichtern
• Publikationsportal zur Erstellung von Webinhalten
• Suchportal zur Zugänglichmachung von Daten aus verschiedenen Datenquellen
• Flexible Listen
• Individualisierung und persönliche Webseiten der Angestellten
• Integration mit MS Office, MS Exchange und MS Outlook, ggf. mit weiteren Informationssystemen

Grundlegende Eigenschaften im Bereich DMS

• Versionierung von Dokumenten
• Im Bereich DMS ermöglicht die Lösung die Verwaltung, die Erstellung inklusive der Möglichkeit der des Abrufs von Dokumentreservierungen vor den Änderungen, die Verfolgung und Steuerung von Dokumenten, die Versionsverwaltung, die Suche nach und den Erhalt von archivierten Daten, die Erstellung von Arbeitsgruppen.
• Es ist möglich jedes Dokument mit Beschreibungsdaten zu beschreiben, es ist möglich dies vom Benutzer zu erzwingen.
• Es ist möglich die Dokumente direkt aus der Microsoft Office Umgebung heraus zu editieren.
• Die Dokumente sind abgesichert durch Zugangsrechte. Die Berechtigung ist auch auf bestimmte Felder übertragbar.
• Es ist möglich Dokumente mit der Fulltext-Methode oder mittels eines Formulars und Beschreibungsdaten herauszusuchen.
• Über jedem Dokument kann Workflow gestartet werden, z.B. ein Genehmigungsprozess.

SharePoint - Vorteile

• Erhöhung der Produktivität der Angestellten
• Administration und Verfolgung von Dokumenten
• einfache Handhabung und Integration mit Microsoft Office
• Entfaltung der Lösung nach eigenem Bedarf, genau nach Maß
• Möglichkeit der Zusammenstellung einer eigenen Umgebung zur Zusammenarbeit
• übersichtlichere Kontrolle und Verwaltung von Informationen
• Berechtigungs- und Sicherheitseinstellungen auf verschiedenen Ebenen

Es ist möglich dieses System auf die Serverlösung MS Office Server 2007 upzugraden, und das übelicherweise in dem Moment, wo der Kunde spezifische Funktionen verlangt, aber vor allem aus Leistungsgründen. Bei MS Office Server 2007 ist es im Gegensatz zu SharePoint Services möglich, die Last auf mehrere Server zu verteilen.

Übersicht von Beispielen der Modulerweiterungen

• Aufgabestelle - dient der Einführung von Dokumenten in Papierform ins DMS. Jedes Dokument wird mit einem Strichcode versehen, eingescannt und in einen angemessenen Ordner in DMS abgelegt, ggf. wird über ihm Workflow gestartet
• Datenboxen - komplette Steuerung eingehender oder abgehender Nachrichten
• Verträge - ein Verzeichnis von erfassten Verträgen in elektronischer Form
• Bestellungen - Bestellungen von Materialien und Dienstleistungen von Zulieferungsgesellschaften. Es ist möglich Bestellungen direkt von System aus in elektronischer Form zu verschicken oder diese auszudrucken und sie Unterschrieben per Fax oder Post zu versenden
• Akte - eine Führung von Akten, die als Eintrag eingefügt sind und mit Beschreibungsdaten versehen sind. Es ist möglich Dokumente verschiedener Versionen in die Akten einzufügen, die ebenfalls mit Beschreibungsdaten versehen sein können. Es ist möglich sowohl bezüglich der Akten als auch der Dokumente den einzelnen Benutzern Rechte zuzuweisen
• Ausleihe - ein Verzeichnis ausgeliehener Mittel (Autos, Projektoren, Räume…)
• Projektdokumentation in Arbeit - ein geteilter Speicherplatz mit aktiver Versionierung einer unfertigen Projektdokumentation und damit zusammenhängender Dokumente

Übliche Schritte der Implementierung

 Projektdefinition

• Vorstellung der Projektteams des Kunden und des Anbieters
• Bestätigung des Ausmaßes der Implementierung
• Vertragliche Absicherung des Projekts
• Bestimmung der Eskalationsprozedur
• Vorbereitung der Dokumente
• Absegnung des Projektplans

 Analyse

• Erstellung eines Lösungsvorschlags im Einklang mit der Aufgabenstellung des Projekts
• Workshops des Projektteams
• Beschreibung der Akzeptierungsszenarien
• Definition der Projektrisiken
• Aktualisierter Projektplan

 Realisierung

• Komponentenentwicklung
• Installation und Konfiguration von MS SharePoint Services 3.0
• Installation und Konfiguration der Lösung
• Entwurf des Vorgangs der Verschiebung der Lösung aus der Entwicklungsumgebung in die Testphase und anschließend in die Produktionsphase

 Unerlässliche Aktivitäten und Unterstützung von Seiten des Kunden

• Erstellung organisatorischer, zeitlicher und materieller Bedingungen für Angestellte, die am Projekt beteiligt sind
• Erstellung von Systemkonten, die für den Systembetrieb notwendig sind
• Bereitstellung der Ressourcen für die Durchführung von Akzeptierungsszenarien
• Bereitstellung einer für die einzelnen Systeme kompetenten Person zur Konsultation
• Sicherstellung der Zusammenarbeit Dritter

 Test- und Produktionsbetrieb

• Verschiebung aus der Entwicklungsumgebung in die Testumgebung und anschließend in den Produktionsbetrieb, Schulung der Benutzer und der Administratoren